IC İBRAHİM ÇEÇEN YATIRIM HOLDİNG ANONİM ŞİRKETİ
KİŞİSEL VERİLERİNİZİN İŞLENMESİYLE İLGİLİ AYDINLATMA METNİ

GİRİŞ

İşbu Çalışan Adayları İçin Aydınlatma Metni (“Aydınlatma Metni”); Kızılırmak Caddesi No:31 Kızılay/Ankara, ​4690268989 VKN ile faaliyet gösteren ​IC İbrahim Çeçen Yatırım Holding A.Ş. Anonim Şirketi (“IC Holding”) olarak aday çalışanlarımızın kişisel verilerinin Türkiye Cumhuriyeti Anayasası ve insan haklarına ilişkin ülkemizin tarafı olduğu uluslararası sözleşmeler ile 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) başta olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesinin ve verisi işlenen ilgili kişilerin haklarını etkin şekilde kullanabilmelerinin sağlanması amacıyla hazırlanmıştır. IC Holding paylaşılmış olan tüm kişisel veriler hukuka uygun bir şekilde, faaliyet ve hizmet amaçlarımız ile bağlantılı ve ölçülü olarak işlenecektir.

1) Tanımlar

İşbu Aydınlatma Metni’nde kullanılan kişisel veri, özel nitelikli kişisel veri ve veri işleme kavramları KVKK’nda yapılan tanımlara istinaden kullanılmıştır. KVKK’nda öngörülen “kişisel veri” kavramı kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi; “kişisel verilerin işlenmesi” kavramı ise, kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade eder.

2) Kişisel Verilerin İşlenmesi İlkeleri

KVKK madde 4 uyarınca veri sahibine ait kişisel veriler; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel, belirli, açık ve meşru amaçlar için, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme kurallarına uygun şekilde, veri sorumlusu IC Holding tarafından aşağıda belirtilen amaçlar kapsamında işlenecektir.

3) İşlenen Kişisel Veriler

IC Holding, tarafınıza ait Kimlik (Ad Soyad, Doğum Tarihi, Fotoğraf, İmza, Sürücü Belgesi Sınıfı ve Tarihi), İletişim (Adres No, E-Posta Adresi, Telefon No), Mesleki Deneyim (Çalıştığı Yer, Diploma Bilgileri, Eğitim Düzeyi, Okul Adı, Bölüm, Giriş ve Bitirme Tarihi, Derecesi, Meslek İçi Eğitim Bilgileri, Önceki İş Tecrübesi, Görev/Ünvanı, ve Ayrılma Sebebi, Almış Olduğu Eğitim/Kurs/Sınav/Sertifika Bilgisi, Yabancı Dil Bilgileri, Özgeçmiş Bilgileri, Referans Bilgileri, Bilgisayar/Teknik Bilgi, Emeklilik Durumuna İlişkin Bilgi), Askerlik Durumu (Terhis veya Tecil Durumu, Tecil Süresi), Sağlık Verileri (Sağlık Raporu, Akciğer Grafisi, EKG, İşitme Testi, Göz Muayenesi, Hemogram, Açlık Kan Şekeri, Üre, Kreatin, ALT, AST, varsa engellilik durumuna ilişkin bilgi vb.), Ceza Mahkumiyetine İlişkin Bilgiler (İlgili Kişinin Mahkumiyetinin Bulunup Bulunmadığına Dair Bilgi), Görsel İşitsel Kayıtlar (Fotoğraf);

Çalışan adayları ile yapılan fiziksel görüşmeler sırasında; Kimlik Bilgileri (Ad-Soyad) Fiziksel Mekan Güvenliği (Kamera Kayıtları), Görsel ve İşitsel Kayıtlar (Kamera Kayıtları), Giriş-Çıkış Bilgileri kişisel verileri, aşağıda belirtilen amaçlar doğrultusunda, ilgili kişinin açık rızası veya hukuka uygunluk nedenlerinin herhangi birini karşılaması halinde işlenmektedir.

4) Kişisel Verilerin İşlenmesi Amaçları

IC Holding, kişisel verilerinizi aşağıda sayılan amaçlar kapsamında işlemektedir:

• Acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,
• Çalışan adayı seçme ve yerleştirme süreçlerinin yürütülmesi,
• Çalışan adaylarının başvuru ve mülakat süreçlerinin yürütülmesi,
• Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi,
• Denetim/etik faaliyetlerin yürütülmesi,
• Erişim yetkilerinin yürütülmesi,
• Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi,
• Fiziksel mekan güvenliğinin temini
• İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi,
• İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması,
• İş faaliyetlerinin yürütülmesi/denetimi
• İş sağlığı ve güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Taşınır mal ve kaynakların güvenliğinin temini,
• Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi,
• Ücret politikasının yürütülmesi,
• Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi,
• Veri sorumlusu operasyonlarının güvenliğinin temini,
• Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi, KVKK madde 5 ve madde 6’da belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak işlenecektir.

Kişisel veri işleme amaçlarında değişiklik olması halinde IC Holding her zaman işbu Aydınlatma Metni’nde değişiklik yapma hakkını saklı tutar.

5) Kişisel Verilerinizin Aktarılması

IC Holding, kişisel verilerin aktarılması konusunda, KVKK'de öngörülen düzenlemelere uygun bir şekilde hareket etmektedir. KVKK ve sair mevzuatın öngördüğü istisnai hallerde ise kişisel verilerin yetkili kılınan idari veya adli kurum veya özel kuruluşlara aktarılması esnasında mevzuatta öngörülen şekil ve sınırlamalara uygun davranılmasına azami özen gösterilmektedir.

IC Holding, 6698 sayılı Kanun’a uygun olarak işlediği Aday Çalışan kişisel verilerinden aktarımın; ilgili kişi ile veri sorumlusu arasındaki bir sözleşmenin ifası veya ilgili kişinin talebi üzerine alınan sözleşme öncesi tedbirlerin uygulanması için zorunlu olması, aktarımın, ilgili kişi yararına veri sorumlusu ve diğer bir gerçek veya tüzel kişi arasında yapılacak bir sözleşmenin kurulması veya ifası için zorunlu olması ve bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için kişisel verilerin aktarılmasının zorunlu olması hukuki sebeplerine dayanarak Gmail, Outlook, Teams, Zoom veya sunucusu yurt dışında bulunan diğer Mail/Cloud altyapılarının kullanımı sebebiyle yurt dışına aktarabilmektedir.

Kişisel verileriniz;

• Kanuni yükümlülüğün yerine getirilmesi amacıyla yetkili resmi kurum ve kuruluşlar ile kanunen yetkilendirilmiş özel kişilere;
• Yargısal süreçlerin yürütülebilmesi veya takibinin sağlanması amacıyla avukatlar da dâhil ilgili yargı makamlarına;
• Yurtiçinde; hissedarlar, iş ortakları, grup şirketler, tedarikçiler, şirket yetkilileri, asıl işveren ve KVKK madde 8 ve madde 9’da belirtilen kişisel veri aktarma şartları ve amaçlarına uygun olarak aktarılabilecektir.

Tarafımıza iletmiş olduğunuz özgeçmişinizde bulunan kişisel verileriniz açık rızanız kapsamında şirketimiz ile aranızda iş akdinin kurulmaması durumunda, şirketimiz ve/veya grup şirketlerimiz nezdinde başkaca pozisyonlarda yahut ileride boşalacak pozisyonlarda yeniden değerlendirilmek üzere aktarıma konu olabilir ve işbu şirketlerde saklanabilir.

 

 

6) Kişisel Verilerin/Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz; IC Holding ile iş ilişkisinin kurulması ve yürütülmesi süreçlerinde aday çalışanın kendisi tarafından tarafımıza iletilen belgeler ve her türlü yazılı doküman, özellikle e-posta, fiziken evrak teslimi, kamera sistemleri, Kariyer.net, Linked-in, IC Kariyer Online Başvuru Platformu (Peoplise), Youthall, idari ve adli makamlardan gelen tebligatlar, Microsoft Teams, Zoom ve nadiren sair iletişim kanalları vasıtasıyla, bir veri kayıt sistemlerinin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle elde edilebilmektedir. Kişisel verileriniz Kanun’da belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak ve işbu metinde belirtilen hukuki sebepler doğrultusunda toplamaktadır.

Söz konusu kişisel verilerinizin IC Holding tarafından işlenmesindeki hukuki sebepler; tarafınızca KVKK madde 5/1 uyarınca verilen açık rıza ve KVKK madde 5/2/a, 5/2/c, 5/2/ç, 5/2/e ve 5/2/f ile madde 6/3’te belirtilen açık rızanın istisnası olan hallerdir. Kişisel verileriniz belirtilen hukuki sebeplerle başta 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 4857 sayılı İş Kanunu, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu olmak üzere yürürlükte olan her türlü mevzuata uygun şekilde ve işbu Aydınlatma Metni madde 4 ve madde 5’de belirtilen amaçlarla IC Holding tarafından toplanmaktadır.

7) Verilerin İmha Edilmesi

IC Holding, işlenen kişisel verilerinizi mevzuatla belirlenen sürelerde saklamaktadır. Ancak kişisel verilerinizin saklanma süresine ilişkin mevzuatta ayrıca sürenin belirlenmemiş olması halinde; kişisel verileriniz IC Holding’in o veriyi işlerken sunduğu hizmetlerle bağlı olarak IC Holding’in uygulamaları ve ticari teamüller uyarınca işlenmesini gerektiren süre kadar ve bu süreden sonra sadece olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi amacıyla gerekliliği ortaya konulan süreler boyunca saklanmaktadır. Belirtilen sürelerin sona ermesinden sonra KVKK madde 7 uyarınca söz konusu kişisel verileriniz ilk imha tarihinde silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

8) Veri Sahibinin Hakları

Veri sahipleri, veri sorumlusu olarak hareket eden IC Holding’e başvurarak kendisiyle ilgili; kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme, kişisel verisinin işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme; kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme; yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişiler hakkında bilgilendirilme; kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini talep etme; KVKK madde 7’de belirtilen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini talep etme; KVKK madde 11/d ve madde 11/e uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme; işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme; kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca tarafınızca yapılacak başvurularda ad- soyad, başvuru yazılı ise imza, elektronik ise e-imza veya mobil imza, TCKN, tebligata esas yerleşim yeri veya işyeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon numarası ve talep konusuna dair bilgilerin bulunması zorunludur. İlgili kişi, yukarıda belirtilen hakların kullanılması adına ilgili hakka ilişkin açıklamayı içeren başvuruda talep edilen hususu açık ve anlaşılır şekilde belirtmekle, ilgili bilgi ve belgeleri başvuruya eklemekle yükümlüdür.

Bahsi geçen başvurular;

• IC Holding’in Kızılırmak Caddesi No:31 Kızılay/Ankara adresine bizzat, elden, yazılı olarak,
• Noterlikler marifetiyle IC Holding’in Kızılırmak Caddesi No:31 Kızılay/Ankara adresine talep göndermek suretiyle,
• Kayıtlı elektronik posta aracılığı ile [email protected] adresine göndermek suretiyle, yapılabilir.

İlgili kişinin kendisi dışında bir üçüncü kişinin talepte bulunması için konuya ilişkin olarak ilgili kişi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına düzenlenmiş noter tasdikli özel vekâletname bulunmalıdır. Ayrıca başvurunun kimlik ve adres bilgilerini içermesi ve başvuruya kimliği doğrulayıcı belgelerin eklenmesi gerekmektedir. Yetkisiz üçüncü kişilerin başkası adına yaptığı talepler değerlendirmeye alınmayacaktır. İlgili kişi, yukarıda belirtilen hakları kullanmak için yapacağı ve kullanmayı talep ettiği hakka ilişkin açıklamaları içeren başvuruda talep edilen hususu açık ve anlaşılır şekilde belirtmelidir. Başvuruya ilişkin bilgi ve belgelerin başvuruya eklenmesi gerekmektedir.

Bu kapsamda usulüne uygun bir şekilde IC Holding’e ileteceğiniz talepleriniz, en geç otuz gün içerisinde sonuçlandırılacaktır. Söz konusu taleplerinizin sonuçlandırılmasının ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde, IC Holding tarafından başvuru sahibinden Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. IC Holding tarafından CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamı üzerinden başvurunuza cevap verilmesi halinde ise kayıt ortamının maliyetini geçmeyecek şekilde belirlenen ücret talep edilebilecektir. IC Holding, talep konusu kişisel verinin gerçek sahibi olup olmadığınızı tespit etmek adına tarafınızdan gerekli bilgi ve belgeleri talep edebilir ve başvurunuzda belirtilen hususları netleştirmek adına tarafınıza başvurunuz ile ilgili soru yöneltebilir.

IC Holding talebinize ilişkin cevabını yazılı olarak veya elektronik ortamda tarafınıza bildirecektir. KVKK madde 14 gereğince başvurunuzun reddedilmesi, IC Holding tarafından verilen cevabı yetersiz bulmanız veya başvurunuza süresi içerisinde cevap verilmemesi hâllerinde; IC Holding’in cevabını öğrendiğiniz tarihten ya da cevap vermememiz hâlinde cevap süremizin bitimi tarihinden itibaren 30 (otuz) ve her halde başvuru tarihinden itibaren 60 (altmış) gün içinde Kurul’a şikâyette bulunabilirsiniz.